Projetos, Programas e Portfólio

Juliana Jenny Kolb

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Projetos, Programas e Portfólio

Projeto

Projetos são executados em todos os setores da economia e representam um conjunto de esforços complexo interdependentes, exigindo elevado esforço de gerenciamento.

Administrar projetos é muito diferente de administrar operações estáveis, uma vez que a incerteza é um fator inerente no desenvolvimento de um projeto.

Segundo o PMBOK (2008): “um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um novo produto, serviço ou resultado exclusivo”.

Um projeto tem caráter temporário porque deve ter um início e um fim definido, mas isso não significa que o produto gerado pelo projeto seja temporário. O final é alcançado quando os objetivos do projeto tiverem sido atingidos, quando se tornar claro que os objetivos do projeto não serão ou não poderão ser atingidos ou quando não existir mais a necessidade do projeto e ele for encerrado.

Outro aspecto importante no contexto de temporalidade de um projeto trata da questão da mobilização e desmobilização da equipe. Uma equipe de projeto criada com o único objetivo de realizar o projeto realizará esse projeto e, em seguida, será desfeita e seus membros serão realocados quando o projeto for concluído.

A característica de exclusividade de um projeto significa que o produto ou serviço gerado deve ser diferente dos demais existentes na organização.

Entre outras características de um projeto, destacam-se:

  • um projeto é composto por entregas parciais (deliverables);
  • o produto final de um projeto deve ser definido de forma clara;
  • um projeto pode surgir por demanda de mercado, necessidade organizacional e/ou solicitação de um cliente;
  • projetos frequentemente interagem com outros projetos e com operações rotineiras da organização;
  • projetos também podem ser elaborados utilizando-se da elaboração progressiva.

A imagem 1 apresenta um exemplo de ferramenta para o Gerenciamento do Projeto e elaboração de artefatos. O jBohr (sistema de gerenciamento de portfólio, programas e projetos) é uma aplicação web que está em fase de desenvolvimento e tem como premissa a aderência às melhores práticas do PMBok.

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Figura 1: Gerenciamento de Projetos jBohr

Fonte: Sistema de gerenciamento de portfólio, programas e projetos – jBohr (2014)

Programa

Um programa é definido como um grupo de projetos relacionados e gerenciados de modo coordenado para a obtenção de benefícios e controle que não estariam disponíveis se fossem gerenciados individualmente.

Os programas podem incluir elementos de trabalho relacionado fora do escopo de projetos distintos no programa.

Um projeto pode ou não fazer parte de um programa, mas um programa sempre terá projetos.

A abordagem de programa pode ajudar a reduzir os riscos, gerar economias de escala e melhorar o gerenciamento. Além do trabalho necessário para terminar cada projeto individual, o programa também inclui esforços como as atividades de coordenação e gerenciamento realizadas pelo gerente de programas.

O gerenciamento de programas é definido como o gerenciamento centralizado e coordenado de um programa para atingir os objetivos e benefícios estratégicos do mesmo.

Os projetos dentro de um programa são relacionados através do resultado comum ou da capacidade coletiva. Se a relação entre projetos for somente a de um cliente, vendedor, tecnologia ou recurso compartilhado, o esforço deve ser gerenciado como um portfólio de projetos e não como um programa.

O gerenciamento de programas concentra-se nas interdependências do projeto e ajuda a determinar a melhor abordagem para gerenciá-los. As ações relacionadas a essas interdependências podem incluir:

  • solução de restrições e/ou conflitos de recursos que possam afetar múltiplos projetos no sistema,
  • alinhamento da orientação estratégica/organizacional que afeta as metas e objetivos do projeto e do programa,
  • solução de problemas e gerenciamento de mudanças em uma estrutura de governança compartilhada.

O exemplo apresentado na figura 2 utiliza o sistema de gerenciamento de portfólio, programas e projetos jBohr. O jBohr é uma aplicação web que está em fase de desenvolvimento e tem como premissa a aderência às melhores práticas do PMBok.

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Figura 2: Gestão de Programas e Projetos

Fonte:  Sistema de gerenciamento de portfólio, programas e projetos – jBohr (2014)

Portfólio

Um portfólio refere-se a um conjunto de projetos ou programas e outros trabalhos, conforme ilustrado na figura 3, agrupados para facilitar o gerenciamento eficaz desse trabalho a fim de atingir os objetivos de negócios estratégicos.

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Figura 3: Portfólio, programas e projetos.

Fonte: Autora (2013).

Os projetos ou programas do portfólio podem não ser interdependentes ou diretamente relacionados.

O gerenciamento de portfólio se concentra em garantir que os projetos e programas sejam analisados a fim de priorizar a alocação de recursos, e que o gerenciamento do portfólio seja consistente e esteja alinhado às estratégias organizacionais.

 

Portfólio, Programas e Projetos

As estratégias e prioridades organizacionais estão vinculadas e possuem relações entre os portfólios e programas, bem como entre programas e projetos individuais.

O planejamento organizacional impacta o projeto através de uma priorização de projetos baseada em risco, financiamento e no plano estratégico da organização.

O planejamento organizacional pode orientar o financiamento e dar suporte aos projetos componentes com base nas categorias de risco, linhas específicas de negócios ou tipos gerais de projetos, como infraestrutura e melhoria de processos internos.

A tabela 1 apresenta as distintas abordagens para o gerenciamento de projetos, programas e portfólios.

Tabela 1: Abordagens de Projetos, Programa e Portfólios.

Projeto Programa Portfólio
Escopo/Foco Específico, com fases e entregas bem definidas Mais amplo, adaptado para suportar objetivos comuns entre os projetos Adpta-se aos objetivos estratégicos da organizaçãoSeleção e priorização de projetos e programas
Plano e Controle Nível de detalhe compatível com o suporte à entrega dos resultados do projeto ao longo de fases Menos detalhado do que os do projetos, visando o fornecimento de diretrizes e resultados agregados Foco no controle e monitoramento do conjunto de projetos e programas como um todoOtimização da alocação dos recursos críticos com base em indicadores estratégicos
Mudança Expectativa de poucas mudanças ao longo do projeto Expectativa de mudanças em relação ao compartilhamento de recursos entre projetos As mudanças responder às necessidades de alteração da estratégia de negócio
Medida de sucesso Orçamento gasto no tempo proposto e entregas em conformidade com o especificado Retorno do Investimento (ROI) agregado dos projetos e novas captações Alcance dos objetivos estratégicos, com base nas metas estabelecidas para os indicadores
Liderança Foco nas tarefas e entregas Foco nos resultados agregados Foco no empreendimento e tomada de decisão

Referência Bibliográfica

CASAROTTO Filho, Nelson; FÁVERO, José Severino; CASTRO, João Ernesto Escosteguy. Gerência de Projetos, Engenharia Simultânea. São Paulo: Atlas, 1999.
PMI. A Guide to the Project Management Body of Knowledge. 5° Edição, 2013.

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