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12.3 Controlar as Aquisições
Administrar as Aquisições é o processo de gerenciar as relações de aquisição, monitorar o desempenho do contrato e fazer mudanças e correções conforme necessário. Tanto o comprador como o fornecedor administram o contrato de aquisição para objetivos semelhantes. Cada um precisa assegurar que duas partes cumpram suas obrigações contratuais e que seus próprios direitos legais sejam protegidos.
O processo de administração das aquisições garante que o desempenho do fornecedor cumpra os requisitos da aquisição e que o comprador cumpra os termos do contrato legal.
A natureza legal da relação contratual torna imperativo que a equipe de gerenciamento de projetos esteja ciente das implicações legais de ações adotadas na administração de qualquer aquisição. Em projetos com vários fornecedores, um aspecto fundamental da administração de contratos é gerenciar as interfaces entre os diversos fornecedores. Os processos de gerenciamento de projetos que se aplicam podem incluir, entre outros:
- Orientar e Gerenciar a Execução do Projeto: para autorizar o trabalho do fornecedor na ocasião apropriada;
- Reportar o Desempenho: para monitorar o escopo do contrato, os custo, o cronograma e o desempenho técnico;
- Realizar o Controle da Qualidade: para inspecionar e verificar a adequação do produto do fornecedor;
- Realizar o Controle Integrado de Mudanças: para garantir que as mudanças sejam aprovadas de forma adequada e que todas as pessoas envolvidas estejam cientes dessas mudanças;
- Monitorar e Controlar os Riscos: para garantir a mitigação dos riscos.
A figura 1 apresenta as Entradas, Ferramentas e Saídas do processo Administrar as Aquisições.
Figura 1: Entradas, ferramentas e saídas do processo Administrar as Aquisições
Fonte: Adaptado do PMBok (2013)
A figura 2 apresenta as integrações do processo Administrar as Aquisições.
Figura 2: Integrações do processo Administrar as Aquisições
Fonte: Autora (2013). Propriedade intelectual registrada
Entradas
4.2 – S1 – Plano de Gerenciamento do Projeto (+)
4.5 – S2 – Solicitações de Mudanças Aprovadas (+)
12.1 – S4 – Documentos de Aquisição (+)
S6 – Dados do Desempenho do Trabalho (+)
S8 – Relatório sobre o Desempenho do Trabalho (+)
Ferramentas
F106 – Sistema de Controle de Mudanças no Contrato (+)
F107 – Análise de Desempenho das Aquisições (+)
F109 – Relatório de Desempenho (+)
F110 – Sistema de Pagamento (+)
F111 – Administração de Reivindicações (+)
F112 – Sistema de Gerenciamento de Registros (+)
Saídas
4.3 – S1 – Solicitações de Mudanças (+)
S1 – Atualizações do Plano de Gerenciamento de Projeto (+)
S2 – Atualizações dos Documentos do Projeto (+)
S3 – Atualizações de Ativos de Processos Organizacionais (+)
S7 – Informações sobre o Desempenho do Trabalho (+)
Referência Bibliográfica
PMI. A Guide to the Project Management Body of Knowledge. 5° Edição, 2013.